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8Manage 项目管理:怎样的项目任务分解法才是最有效的?

摘要: 【导读】工作结构分解(WBS)作为项目管理的基础,是项目管理者需要充分掌握的管理技能。如何才能高效准确地细分项目目标,形成一个简明的工作结构呢?如何确保在细分过程中的,平衡项目目标过程和结果?项目任务单 ...

【导读】工作结构分解(WBS)作为项目管理的基础,是项目管理者需要充分掌握的管理技能。如何才能高效准确地细分项目目标,形成一个简明的工作结构呢?如何确保在细分过程中的,平衡项目目标过程和结果?项目任务单元是否能够有效汇总达成项目最后目标?

 

工作分解结构(简称WBS),跟因素分解是同一个原理的管理概念,即把一个项目,按一定原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止,即:项目→任务→工作→日常活动。

 

开发WBS的丁斯莫尔曾指出:“需要一个整体观念描绘出一条成功实施企业项目管理的道路,所有这些都是从WBS开始的。”

 

在项目分解的过程中,WBS处于计划的中心,是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。把每一项项目内容分解至小任务,然后逐个完成,从而完成大项目的最终目标,从而推动整个项目的实施,这就是项目管理的基础工具。

 


 

1、项目计划与执行紧密相连,通过数字规则鼓励和实施最佳实践

 

如果项目计划与项目执行不一致,就容易产生许多不必要的复杂问题。有别于传统的进度计划,8Manage计划和执行是密不可分,动态实时同步更新。每一个项目有且只有一个当前计划,所有的责任划分与执行状况一目了然,团队成员可实时共享最新项目进展情况。

 

此外,8Manage的项目技术团队根据多年管理实践经验,设置企业管理数字规则——项目模板和规则控制,帮助项目团队把最佳实践定义为标准流程,并允许项目团队在实际执行过程中以鼓励或强制的方式来规范执行。在项目管理过程中,动态角度和静态角度观察是完全不同的。

 

因此,在项目执行过程中,某些必要监控过程却没有监控,而某些次要过程却在严格地监控并放大,有些流程设置冗赘,有些流程又缺乏。这就需要根据现实情况进行项目管理系统的规则调整,否则华而不实的功能,会导致文档在阅读和执行困难。

 

8Manage 提供灵活且严谨的机制,帮助企业管理者快速调整规则,确保项目有效执行。以上图为例:一方面静态展示每个项目的完整细节,如:合同和执行部分;一方面通过项目动态推动,进行页面内容展示,如:进度图、交付物验收、评审和报告情况。这让人们可同时从静态与动态角度观察事物,把握项目的全面信息,合理调整计划,出色完成项目。

 

2、责任明晰,结果明确,与实际业务交互实时互连

 

在项目管理中,管理者和团队成员非常重视项目的责任及业务绩效。8Manage WBS不仅分配工作任务,还清晰地标的每个任务时间、负责人、执行内容、风险等情况,并联动实际业务情况进行考核和绩效评价。

 

8Manage 帮助企业将项目工作进行自然分解,并强化执行适当责任与承诺。当某团队成员更改其承诺时,8Manage 会自动通知其他相关人员。对于可能无法完成的承诺,会在项目概览页面发出预警提示,清晰地识别这些不利事件的风险,快速做出有效的决策。

 

同时,设置可交付成果的评审与验收规则、实时提醒负责人参与评审与验收、提供实时概览与定期的电子邮件报告等功能支持,让企业在系统操作中明了项目责任和结果,达成有效的项目管理。

 

此外,8Manage 还支持设置数字规则,规定如何审查和验收可交付成果,如何支付资源费用,帮助企业提高访问和管理外部资源的能力,从而高效地管理项目。

 

3、资源需求和依赖清晰明确

 

现代的项目管理强调每个任务独立性同时,也注重共享性。我们知道资源共享与依赖会在很大程度上增加项目的复杂性。那么,如何才能兼具独立性分解和良好的资源联动呢?

 

基于成本及资源匮乏的考虑,在现实执行中,同一资源有时会被多个项目共享。在依赖方面,由于项目工作分解,让几乎每个项目都无法避免活动或可交付成果间存在依赖关系。

 

对此,8Manage通过以下功能设置:使资源与可交付成果的依赖尽可能明确、自动跟踪间接依赖、自动监测不恰当的依赖并及时警告相关人员(如:一个逾期完成的可交付成果会导致其他可交付成果也逾期),让所有资源需求与依赖关系一目了然。

 

8Manage WBS是建立在务实技术基础上,结合多年项目管理实践经验,形成一个综合完善专业的管理解决方案。这让企业在项目管理中,向每个项目成员显示唯一的、一致的、实时精准的项目计划与执行合二为一的信息视图,实现在项目细节执行内容的全面静态呈现;并通过项目计划和执行的动态记录和操作,展现项目在推进过程中的实际情况,形成良好的项目管理互动,让企业管理者掌握全面的管理信息。而且,8Manage 系统可实时审计追踪每个项目活动或可交付成果,实现项目的整体规范化管理。

 

8Manage 深耕企业管理系统多年,作为一家拥有客户关系管理、项目管理、采购管理、一体化管理等丰富企业产品和深厚一线实践经验的科技企业,在追求技术和功能服务的完善与升级同时,也进行业务与技术的良好互动设计,让更多的企业在项目管理中,理清千丝万缕的项目信息,掌握重点管理部分,全面关注业务管理细节,推动企业绩效的整体提升!


点击下载:

http://www.8manage.cn/pm/pm.html

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2018-12-6 16:21
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